Готовимся к перевозке архива!

Перевозка документов требуется в первую очередь тем, кто активно с ними работает, но не только юридическим фирмам и ЗАГСам. Сотни архивных дел, важные бухгалтерские документы и другие ценные бумаги имеются у многих организаций, достаточно долго ведущих свою деятельность. И при переезде офиса документы подчас требуют не меньше внимания, чем перевозка антикварной мебели или дорогой электронной техники.

Предусмотреть всё невозможно, но позаботиться о самом важном вполне реально. Конечно, вы можете отдать перевозку архива полностью в руки перевозчика. Он хорошо знает свою работу, но о состоянии ваших дел лучше всего осведомлены именно вы.

Документы – это база данных вашей компании.

В них содержится множество ценных сведений, утрата которых, без сомнения, помешает нормальной работе. До грузоперевозки архива стоит позаботиться о резервных копиях. Наилучший их вариант - отсканировать документы. С самых ценных бумаг (например, учредительных документов компании) желательно снять ксерокопии, заверить их у нотариуса и на время переезда сдать на хранение – например, в банковскую ячейку.

До начала работ необходимо подготовить еще один документ. На время перевозки архива он станет самым важным. Это подробный перечень всех тех документов, которые необходимо перевезти. Для удобства можно разбить его на категории: например, «бухгалтерские документы», «клиентские документы», «транспортная документация» и т.п. Именно в соответствии с этим списком специалисты будут упаковывать и маркировать документы. При погрузке документов в машину  и сортировке на новом месте их также желательно «не смешивать», и перечень в этом поможет.

При переезде документам нужна своя «одежда» - не что иное, как правильная упаковка. Какой она должна быть? Лучше всего об этом знают специалисты по перевозке архивов. Ниже мы приводим некоторые их рекомендации.

При упаковке документов почти всегда используется принцип многослойности. Бумаги раскладывают аккуратными стопками, сортируя по размеру и по тематике (согласитесь, складывать рабочие документы сотрудников вместе с транспортной документацией – несколько нелогично). Далее уже сформированные пачки заворачивают во влагонепроницаемый материал. Обычно это полиэтиленовые пакеты или стрейч-пленка. При этом упаковка не должна быть очень объемной.

После этого документы складывают в транспортную упаковку. В этом качестве используются в основном картонные коробки. При необходимости применяются короба из многослойного картона, которые выдерживают вес в 25-30 килограммов. Если же мы работаем с тысячами документов, то при перевозке архива используют принцип паллетирования. Определенное количество коробок складывают в поддон (формируют паллету), обматывают стрейч-пленкой и на специальном погрузчике доставляют к автомобилю.

Перед перевозкой документы нужно систематизировать.

Чем более упорядоченным будет архив, тем легче вам будет на новом месте разобраться в нем, найти нужные документы и оперативно приступить к работе. Для этого специалисты всегда маркируют упакованные документы. Принцип маркировки каждый грузовладелец выбирает сам. Кому-то хватает простых пометок «Дела 1-100», кто-то подробно пишет на каждой коробке, что в ней содержится - например, «Бухгалтерская отчетность за 2009 год».

Заклеивать коробки с документами нужно «на совесть», чтобы исключить даже саму возможность непроизвольного открытия. Рекомендуется использовать липкую ленту с большей толщиной клеящего слоя – 25-30 мкм и шириной 75 мм. Такая клейкая лента лучше всего выдерживает большой вес. Заклеивать коробки желательно в помещении с температурой выше 0° С. Проследите, чтобы на коробку и клейкую ленту не оседала пыль. Она может помешать адгезии, и при переноске плохо приклеившаяся лента «отойдет».

Если архив достаточно велик, лучше выделить для него отдельную машину. Документы - достаточно компактный груз, поэтому совсем не обязательно нанимать «КАМАЗ». Скорее всего, вам хватит обычной «Газели». Главное – не раскладывать ценные бумаги маленькими порциями по разным машинам, тогда риск запутаться возрастает в десятки раз.

В кузове коробки ставятся вплотную друг к другу или к остальным вещам. Кстати, при перевозке документов всегда используются грузовые машины с закрытым кузовом.

Никогда не перевозите документы внутри сейфа, шкафов, тумб или другой мебели.

Во-первых, важные бумаги внутри мебели трудно закрепить таким образом, чтобы они не перепутались. Во-вторых, мебель при этом становится тяжелее, и перемещать ее уже сложнее. А если пострадает предмет – то пострадают и документы. И, наконец, упорядоченная система хранения при такой перевозке нарушается.

А вот вкладывать небольшие коробки внутрь более крупных, напротив, не только можно, но и нужно.

Во-первых, это служит хорошей дополнительной защитой для помещаемых внутрь документов, во-вторых, позволяет освободить еще немного пространства в кузове.

Финальная стадия перевозки архива – это сверка, все ли документы благополучно прибыли на место.

Здесь неоценимым будет подробный список документов, о котором мы говорили в начале материала. Безусловно, количество привезенных документов не должно отличаться от числа доставленных по новому адресу. Если всё совпало, можно приступать к распаковке архивов и правильному их размещению.

Нужно ли страховать документы при перевозке?

Золотое правило транспортных компаний – страхуйте любой груз, который вы считаете достаточно ценным для себя. Но здесь ситуация несколько иная. При перевозке документов дело не столько в страховании, сколько в гарантиях. Солидная денежная компенсация, конечно, не помешает в бизнесе, но вряд ли поможет восстановить документы, если они будут безвозвратно испорчены. Стоит изначально выбирать фирму, которая дорожит своей репутацией и выполнила уже не одну безупречную перевозку архива.

Документы нередко приравниваются к ценным грузам.

В таких случаях их перевозят на специально оборудованном (чаще всего бронированном) транспортном средстве, с сопровождением или даже с вооруженной охраной. Однако все специалисты рекомендуют перевозить особо важные и ценные документы отдельно – в личной легковой машине или хотя бы просто в сумке, которую владелец документов будет все время держать при себе.

Важное условие, которое стоит сразу оговорить с перевозчиком – это конфиденциальность. Многие транспортные и мувинговые компании выкладывают на своих сайтах «портфолио» - фотографии и описания уже выполненных заказов. Если вы по личным причинам не хотите, чтобы выполненная для вас работа попала в «досье», об этом нужно сообщить перевозчику заблаговременно.